档案资料是部门工作的历史记忆，在推动工作发展过程中具有承上启下的作用，保存好部门工作资料是部门工作的一项非常重要的工作内容和要求，为此、特制订本规定：

1、办公室同志要从思想上高度重视部门档案资料的建设工作，要在行动上对档案资料的形成、收集、立卷、移交和保管等各个环节认真对待。

2、部门档案资料是公有资产，任何个人不得涂改、窃取和出于私人目的的占有，尽量不要有遗失部门档案资料现象的发生，要自觉遵守国家关于档案资料的法律法规和学校关于档案工作的相关规定。

3、办公室明确专人保管部门档案资料，办公室同志要保管好各自分工范围内形成的档案资料并于每财政年度结束前移交给分工管理档案的同志。分工管理档案的同志每年年底应将本部门的档案进行一次全面的收集、整理分类、立卷。

4、本部门工作档案欢迎查阅和借用，借用时应办理借阅手续，用完后要及时归还。未经本部门负责人同意，借用档案之人不能擅自将本部门档案资料转借第三方使用，更不能将本部门工作档案信息资料在公开刊物上发表或从事以营利为目的的活动。

5、如有不慎遗失本部门工作档案的情况，当事人应以书面形式写出遗失情况的经过并采取措施最大限度的进行补救。

6、本部门工作档案资料的管理接受学校档案室的指导